Message Recall è una funzionalità di Microsoft 365 e in particolare di Exchange Online, che consente agli utenti di recuperare le email inviate per errore ai destinatari sbagliati. In questo articolo esploreremo le nuove e importanti funzionalità recentemente introdotte.
Nuove funzionalità
Microsoft ha migliorato l’esperienza di richiamo dei messaggi, trasformandola in una funzionalità basata sul cloud, eliminando così la dipendenza dai client di Outlook per gli utenti finali. Recentemente, sono stati introdotti ulteriori aggiornamenti per ottimizzare il processo, come le notifiche ai destinatari, le restrizioni sull’età massima dei messaggi richiamabili e il supporto per il routing esterno.
Abilitare gli avvisi di richiamo per i destinatari
In passato, il richiamo dei messaggi consentiva agli utenti di recuperare anche le email già lette dai destinatari, rimuovendole dalle loro caselle di posta senza alcun avviso. Questo comportamento poteva creare problemi operativi. Ora, però, gli amministratori hanno la possibilità di informare i destinatari di tali azioni. Per configurare questa opzione, è necessario accedere al Centro Amministrativo di Exchange, fare clic sulla scheda Impostazioni, quindi selezionare Flusso di posta. Nella sezione Richiamo dei Messaggi, attivare l’opzione Abilita avvisi di richiamo per i destinatari, scegliendo se applicarla a tutti i messaggi richiamati o solo a quelli già letti dal destinatario.
Nonostante siano presenti i flag nella UI, queste impostazioni non trovano riscontro in PS nel modulo ExchangeOnline, come si può verificare con il seguente comando: Get-OrganizationConfig | FL MessageRecallAlertRecipientsEnabled, MessageRecallAlertRecipientsReadMessagesOnlyEnabled
Impostazioni di Message Recall in Exchange Online
Utilizzate il comando seguente per attivare Message Recall nel nostro tenant: Set-OrganizationConfig -MessageRecallAlertRecipientsEnabled $true -MessageRecallAlertRecipientsReadMessagesOnlyEnabled $true
NB: dopo aver modificato l’impostazione, potrebbe essere necessario attendere qualche minuto perché venga applicata.
Per testare quanto sopra, ho inviato un’email ad un utente interno, che l’ha ricevuta e letta. Successivamente, ho richiamato il messaggio: l’email letta è stata rimossa dalla casella di posta del destinatario, il quale ha ricevuto immediatamente una notifica che lo informava dell’azione, confermando il corretto funzionamento della nostra impostazione.
Restrizione sull’età massima dei messaggi richiamabili
Gli utenti possono richiamare anche vecchie email in Microsoft 365: questo significa che è possibile richiamare un’email inviata più di un mese fa. Questa funzionalità può essere controllata dalla posizione menzionata nella sezione precedente nella Figura 1. Il valore predefinito è 365 giorni, che può essere ridotto, nel nostro caso a 3 giorni. Naturalmente anche PowerShell può essere utilizzato per settare questi parametri: Set-OrganizationConfig -MessageRecallMaxRecallableAge 72:00:00
Testando questa funzionalità nel mio tenant, ho verificato che gli utenti non possono richiamare email più vecchie del tempo settato nel parametro MessageRecallMaxRecallableAge.
Supporto per il routing esterno
In alcuni ambienti, le email intra-tenant (interne) vengono instradate da Microsoft 365 su server on-premises, o tramite un servizio di terze parti, per ragioni di sicurezza e conformità. Queste condizioni non erano supportate in precedenza, tuttavia ora tali email dovrebbero rispettare le richieste di recall. Non sono necessarie azioni da parte degli amministratori per questo, poiché è una funzionalità predefinita.
Conclusioni
Le nuove funzionalità hanno migliorato l’esperienza complessiva del richiamo dei messaggi in Exchange Online, ma attenzione: i richiami per le email inviate a destinatari esterni non sono ancora disponibili e probabilmente non lo saranno mai – come riporta una FAQ del team di prodotto:
For privacy and legal reasons the new Message Recall won’t recall messages sent to recipients outside your organization.”
Per chi volesse approfondire l’argomento, vi rimandiamo ad un nostro articolo – Recall an email message that you sent in Outlook