Recentemente i Gruppi di Office 365 hanno visto un incremento considerevole in termini di utilizzo sia come numero sia come media mensile decretandone il successo nell’ambito della piattaforma Cloud dedicata ad Exchange ed Office.
Differenza tra un Gruppo di Office 365 e una Lista di Distribuzione
Una lista di distribuzione (Distribution List o DL) è un insieme di indirizzi di posta elettronica che è possibile usare per inviare un messaggio o un invito a una riunione a tutti i membri contemporaneamente. Un gruppo di Office 365 include una lista di distribuzione, ma anche gli elementi seguenti:
- Posta in arrivo per le comunicazioni di posta elettronica del gruppo
- Calendario condiviso per pianificare riunioni ed eventi del gruppo
- Raccolta condivisa per archiviare e usare file e cartelle del gruppo
- Blocco appunti di OneNote condiviso per aggiungere note di riunione e progetti
- Strumento di pianificazione condiviso per organizzare e assegnare attività e ricevere aggiornamenti sullo stato del progetto
Quando si partecipa a un gruppo, il proprio indirizzo di posta elettronica viene automaticamente aggiunto alla lista di distribuzione e si ottiene accesso a tutte le informazioni del gruppo. Non è necessario attendere per visualizzare la posta elettronica del gruppo o un documento condiviso. Con la partecipazione si ha accesso a tutto e in qualsiasi posizione: nel cloud, nel desktop o in un dispositivo mobile.
Ogni gruppo di Office 365 possiede una mailbox condivisa con ricerche sulla cronologia delle conversazioni e-mail all’interno del gruppo in modo che anche i nuovi membri abbiano accesso a tutti i contenuti ed al contesto precedente alla loro adesione mentre con un gruppo di distribuzione, i nuovi membri vedranno solo le discussioni a partire da quando si sono uniti.
Per default i gruppi di Office 365 sono “pubblici” vale a dire ricercabili dagli altri utenti nell’ambito dello stesso tenant rendendo più semplice le ricerche per nome, argomento o descrizione. Le DLs sono ricercabili solo per nome.
I membri del gruppo hanno anche accesso ad un calendario condiviso, una raccolta documenti, OneNote Notebook, ecc per le necessità di collaborazione oltre le e-mail mentre i gruppi di distribuzione sono progettati per collaborare solo via e-mail.
Migrazione dai Gruppi di Distribuzione (DLs) ai Gruppi di Office 365
Sulla base dei feedback ricevuti sono state implementate due strumenti che permettono di “trasformare” i gruppi di distribuzione in gruppi di Office 365.
- Il centro di amministrazione di Exchange (Admin Centers -> Exchange) offre ora la possibilità di aggiornare i gruppi di distribuzione idonei a gruppi di Office 365 con un solo clic (Figura 1)o
Figura 1- Conversione Gruppi
- Gli amministratori possono anche utilizzare PowerShell e scaricare lo script Migrate Distribution Lists to Office 365 Groups
in caso si renda necessario eseguire una conversione multipla. Le modalità di installazione e utilizzo a questo link: http://goo.gl/dODwCD
La seguente tabella elenca quali liste di distribuzione sono ammissibili o non ammissibili per la migrazione.
Figura 2 – Gruppi ammissibili
Creando un nuovo gruppo di distribuzione nel proprio tenant saremo portati automaticamente alla pagina di creazione di un gruppo di Office 365 e incoraggiati a creare un gruppo da lì. In caso ci sia l’esigenza di creare un gruppo tradizionale di distribuzione, invece, un link ci darà un rapido accesso alla pagina di creazione del gruppo di distribuzione.
Introduzione ai Gruppi di Office 365
Conclusioni
In data odierna i DLs con le funzionalità indicate come “Not Eligible” (Figura 2) non posso essere migrati ma quasi certamente in futuro verrà attivato il supporto anche per queste tipologie.
Inoltre, per i clienti con una infrastruttura ibrida, la migrazione funzionerà per i gruppi di distribuzione basati su Office 365 ma non per quelli basati sulle infrastrutture on-premise. Sarà necessario eliminare o rinominare il gruppo di distribuzione in locale e creare uno nuovo in Office 365.
I gruppi di distribuzione non vengono deprecati in Office 365 ma dato che i Gruppi di Office 365 già supportano la maggior parte degli scenari gli utenti vengono incoraggiati per la creazione e la migrazione ai Gruppi di Office 365.